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"Estamos altamente complacidos con el grado de constante colaboración de ODM y el satisfactorio nivel de prestación de servicios profesionales y de resolución de problemas con los que cuenta."
Via Celere
Gestión Documental
¿Qué es la Gestión Documental?
En la actualidad, la gestión documental está entre las primeras 10 prioridades de los responsables de sistemas.
Hasta ahora la información se ha organizado de cara al usuario salvándose/guardándose/almacenándose habitualmente en forma de archivos/ficheros que, a su vez se organizan en carpetas/directorios. Esta forma tradicional de organizar la información en ficheros y carpetas se llama no estructurada, ya que los ficheros se hacen sin ningún criterio, ni plantilla, adquiriendo formatos libres que expresan cualquier cosa (fotos, cartas, películas, aplicaciones, controladores, diagramas, faxes, facturas, ofertas, pedidos, contratos, planos, dibujos, radiografías, plantillas, presentaciones, documentos escaneados, registros, listas,…). Esta forma la utilizan todos los sistemas operativos: MS-DOS, Windows, Mac, Linux, IBM.
Paralelamente a esta forma de organizar la información nos encontramos con las bases de datos (DB), que son conjuntos de registros pequeños, grandes y enormes, que guardan su contenido y sus criterios de clasificación en campos y se visualizan en listas. Esta forma de guardar los contenidos es extremadamente útil, pues permite clasificar, extraer la información adecuadamente, evitando repeticiones, ordenándola de acuerdo a los criterios más útiles al uso que se desea darles. Esta información es estructurada.
Las DB han aumentado sus funcionalidades, se han hecho relacionales, se han jerarquizado, normalizado, lo que las ha vuelto utilísimas para el manejo de aplicaciones que necesitan procesar información (portales de consulta, creación de listados, investigación, etc.). Algunas de las más empleadas son: Oracle de SUN, SQL de Microsoft, MySQL de software libre, DB2 de IBM.
Los gestores documentales pueden implementarse como un servidor propio o como un servicio. La implementación de uno de otro depende del grado de conocimiento de las funcionalidades dentro del cliente y de la seguridad exigida. Cuanto más conocimiento o cuanto más seguridad sean necesarios, más idónea resulta la solución de servidor.
La consolidación del almacenamiento, la normalización de los gestores de DBs (DBMS), la comunicación global y la digitalización multimedia están llevando a estructurar la información. Para ello, a la información no estructurada se le añaden metadatos, que es una información que se añade a los archivos sin que aparezca en el contenido como tipo de documento, autorización, fechas, clientes, proveedores, etc. que permite integrarla en bases de datos como si fueran registros.
Esto lleva a un nuevo paradigma (concepto de trabajo), en el que la información se guarda y recupera de una forma muy eficaz para las consultas, análisis o cualquier tipo de procesamiento de datos, y es que hasta hoy, la informática ha utilizado una forma manejar la información muy rígida y unidimensional, pues el paradigma actual está enfocado a los PCs, es decir, a herramientas individuales (office, estructuras cliente-servidor,…).
ODM puede proveer consultoría, instalación, configuración y servicios de mantenimiento de este nuevo entorno colaborativo con SharePoint. Sin embargo no puede llegar a otras necesidades que ocasiona esta evolución como son:
- Business Intelligence (BI), por la que realizar desarrollos en los que integrar la información disponible para transformarla en conocimiento para gobernar el negocio, mediante cuadros de mando y salpicaderos/dashboard que muestran la información analizada en tiempo real a los que toman decisiones.
- Data Mining, la abundante información que se genera en infinidad de fuentes podría ser rescatada y analizada mediante los adecuados algoritmos proporcionando inteligencia de mercado para las acciones comerciales y de marketing.
¿Qué beneficios tiene la gestión documental?
La implementación de un Gestor Documental supone una mejora radical en los procesos de la empresa:
- Un entorno de colaboración con una sencilla interfaz de usuario: Intranet corporativa.
- Trabajar con vistas y bibliotecas con lo que la clasificación de documentos se hace más sencilla y personalizada, superando la rigidez de la estructura de archivos y carpetas.
- Generar documentos que comparten y autorizan las personas autorizadas (workflow), que no se duplican y se tiene la seguridad de su actualización.
- Integración de aplicaciones como Office o la compartición de Outlook (agendas, tareas, contactos,…).
- Extensión del entorno de trabajo a clientes y proveedores, para toma de datos, publicación de páginas, etc.
- Gestión de tareas administrativas automática: solicitud de vacaciones, reporte de gastos, reserva de salas, reporte de tiempos, reporte de reuniones, solicitud de divisas, actualizar forecast, pudiendo programarse emitir alertas por SMS, email,...
- El trabajo puede realizarse en cualquier multiplataforma: PC, portátil, PDA, móvil,...
- Con el Gestor Documental pueden obtenerse reportes Business Intelligence.
Errores y confusiones
Es muy importante saber que SharePoint, siempre necesita una base de datos y tiene que ser SQL, no siendo posible emplear ninguna otra. Normalmente se adapta a la del cliente, pero si la implementación es nueva, Windows tiene una base de datos básica que viene con el producto.
Gestor de contenido (CMS) es la aplicación que permite a un usuario variar sus contenidos publicados en su página WEB. Es diferente a gestor documental (DMS), que es la aplicación encargada de almacenar eficazmente la información de la empresa y que se relaciona con los workflows, la intranet, el entorno colaborativo y que realiza las siguientes funciones:
- Metadatos
- Integración, Office, e-mail o software de colaboración/groupware
- Captura, con OCRs
- Indexación
- Almacenamiento (Capa inferior)
- Recuperación sencilla
- Distribución
- Seguridad
- Workflow
- Colaboración
- Versionado de documentos
- Motor de búsqueda
- Publicación
Por otro lado, también puede entenderse como gestión documental la realizada por medio de aplicaciones para optimizar los procesos de escaneado, impresión, archivado de documentos que suministran normalmente los fabricantes de impresoras, escáeres, etc., siendo la “digitalización” una parte de la Gestión Documental.
Sin embargo, el cambio de paradigma es una cuestión difícil para su implementación.
¿Qué debo conocer para implementar un Gestor Documental?
- Tipo de documentos que se van a utilizar
- Cuántos usuarios acceden
- Con qué frecuencia
- Qué información necesitan los usuarios extraer de los documentos
- Tienen que buscar información dentro de documentos grandes
- Cómo se distribuyen los usuarios
- Qué sistemas operativos se utilizan
- Disponen los usuarios del software que permite abrir los docs en su ordenador
- Cómo se van a clasificar los docs
- Es necesario aplicar algún requerimiento legal a los documentos
- Es necesario aplicar procesos de aprobación sobre esos documentos (workflow)
- Son necesarias implementar funciones administrativas